Reunir a las personas para una reunión puede ser difícil si los asistentes provienen de otros lugares. Ya sea en el edificio al otro lado de la calle o en la sala de conferencias tres pisos más arriba, se necesita tiempo para llegar al lugar de la reunión.

Con esto en mente, Microsoft agregó una nueva función al calendario en Outlook para Microsoft 365 para acomodar esto. Puede hacer que sus eventos comiencen tarde o terminen temprano, lo que le permite incluir el tiempo de viaje en el calendario. ¡Aquellos asistentes con reuniones consecutivas seguramente lo apreciarán!

Cómo configurar la opción para comenzar tarde o terminar temprano

Esta práctica función es una que puede configurar para que esté disponible cuando la necesite. Tenga en cuenta que solo puede elegir uno u otro: comenzar tarde o terminar temprano. La buena noticia es que puede establecer diferentes horarios para eventos de menos de una hora o más.

  1. Abra Outlook y vaya a Archivo > Opciones.
  2. Seleccione Calendario En el lado izquierdo.
  3. Vaya a la sección Opciones de calendario y marque la casilla para Acortar citas y reuniones.
  4. En la lista desplegable junto a él, seleccione Empiece tarde o Terminar temprano. De forma predeterminada, está establecido en Ninguno.
  5. Para Menos de una hora, elija entre cero, cinco, ocho o 10 minutos.
  6. Para Una hora o más, elija entre cero, cinco, 10 o 15 minutos.
  7. Hacer clic OK.

Acortar citas en Outlook

Cómo utilizar la sincronización de inicio tarde o finalización anticipada

Una vez que active la opción anterior para acortar los eventos, verá las opciones de tiempo que seleccionó al elegir sus horas de inicio y finalización. Y si seleccionó diferentes tiempos para eventos de menos de y más de una hora, verá que esos tiempos también se ajustan cuando establece la duración.

Veamos un par de ejemplos usando el Empiece tarde opción. Para eventos de menos de una hora, comenzaremos ocho minutos tarde y para aquellos de una hora o más, comenzaremos 10 minutos tarde.

Acorte las citas para comenzar tarde

Cuando seleccione la Hora de inicio para su evento, verá que ahora tiene tiempos en incrementos de ocho minutos. Estos son en la media hora, por ejemplo, 8:08, 8:38, 9:08, 9:38, etc.

Empiece 8 minutos tarde

Y si elige una hora de finalización de una hora o más para la duración, sus horas de inicio se ajustarán. Ahora tiene ese búfer de 10 minutos que puede usar. Estos también se aplican a las medias horas, por ejemplo, tiene 8:00, 8:10, 8:30, 8:40, etc.

Empiece 10 minutos tarde

Disponibilidad de funciones

Actualmente, las opciones de inicio tardío y finalización anticipada están disponibles en Outlook para Microsoft 365 en Windows. Con suerte, Microsoft actualizará las versiones para Mac y móviles de Outlook Calendar con la misma función en algún momento.

Aproveche el inicio tardío o la finalización anticipada en Outlook

Puede que esta no sea una función que utilice para todos los eventos, pero sin duda es útil. Si sabe que tiene asistentes con una distancia que recorrer para su reunión o que tienen reuniones cada hora alrededor de la suya, puede hacer que sea un poco menos estresante para todos llegar a tiempo.

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